image banner
Kiến thức cơ bản về 5S
5S là tên gọi của một phương pháp để quản lý, sắp xếp môi trường làm việc. 5S được viết tắt từ 5 từ của tiếng Nhật. Đó là Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng).

Khái niệm 5S

5S là tên gọi của một phương pháp để quản lý, sắp xếp môi trường làm việc. 5S được viết tắt từ 5 từ của tiếng Nhật. Đó là Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng).

+ Sàng lọc: là xem xét, phân loại, chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc.

+ Sắp xếp: tổ chức, sắp xếp lại các vật dụng theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại. Mọi thứ cần được đặt đúng chỗ để tiện lợi khi cần sử dụng.

+ Sạch sẽ: thường xuyên vệ sinh, lau chùi, dọn dẹp mọi thứ gây bẩn tại nơi làm việc. Việc này giúp tạo ra một môi trường sạch sẽ, giảm thiểu rủi ro. Ngoài ra còn nâng cao tính chính xác cho máy móc tránh khỏi bụi bẩn.

+ Săn sóc: là tiếp tục duy trì các tiêu chuẩn 3S ở trên và thực hiện chúng một cách liên tục. Nó tạo tiền đề cho việc phát triển thành 5S.

+ Sẵn sàng: rèn luyện, tạo ra thói quen tự giác, duy trì nề nếp, tác phong. 5S còn cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc để luôn sẵn sàng sản xuất.

5S là một phương pháp có hệ thống nhằm:

+ Tổ chức, bố trí khu vực làm việc một cách hợp lý.

+ Giữ gìn vệ sinn nơi làm việc.

+ Làm việc theo các nguyên tắc và tiêu chuẩn.

Nguyên tắc thực hiện 5S:

+ Giảm thiểu lãng phí (Sản xuất quá mức cần thiết; Sản xuất thừa; Tồn kho; Chờ đợi; Vận chuyển; Thao tác; Sai lỗi)

+ Sự tham gia của tất cả mọi người trong tổ chức.

- Tại sao gọi là 5S

SEIRI

SÀNG LỌC

Sàng lọc những gì không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng.

SEITON

SẮP XẾP

Sắp xếp những gì cần thiết để thuận tiện sử dụng.

SEISO

SẠCH SẼ

- Giữ vệ sinh và ngăn nắp sao cho không có bụi bẩn.

- Nơi làm việc rác được thu gom và đặt đúng nơi quy định; Sản phẩm dở dang được thu dọn; Thành phẩm được vệ sinh sạch sẽ; Máy móc được lau chùi, bảo dưỡng.

- Kiểm tra để đảm bảo mọi thứ được đặt đúng vị trí và trong tình trạng tốt.

SEIKETSU

SĂN SÓC

- Giữ vệ sinh ở tiêu chuẩn cao và áp dụng hiệu quả và áp dụng hiệu quả 3S.

- Lặp lại vòng 3S.

SHITSUKE

SẴN SÀNG

- Giáo dục mọi người tự giác giữ gìn vệ sinh (Tạo thành một thói quen; Duy trì và tuyên truyền thói quen tốt - thảo luận giữa các nhân viên). 

 Các bước thực hiện 5S:

Bước 1: Chuẩn bị (Cán bộ lãnh đạo hiểu rõ nguyên lý và lợi ích của 5S; Lãnh đạo cam kết thực hiện 5S; Xác định phạm vi thực hiện 5S; Sơ đồ hóa hoạt động 5S; Chỉ định người phụ trách 5S; Đào tạo nhân lực về 5S).

Bước 2: Thông báo chính thức của lãnh đạo (Lãnh đạo cao nhất thông báo chính thức về việc thực hiện chương trình 5S; Lãnh đạo cao nhất trình bày các mục tiêu của 5S cho toàn thể CNV; Công bố sơ đồ 5S và chỉ rõ sơ đồ phân chia giới hạn các khu vực để phân chia trách nhiệm cho từng nhóm thực hiện; Lên kế hoạch về việc sử dụng các phương tiện tuyên truyền, bao gồm: Biểu ngữ, áp phích, tờ rơi và báo chí; Lập chương trình đào tạo nội bộ.

Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh (Ấn định ngày tổng vệ sinh; Chia vùng, phân công nhóm phụ trách; Cung cấp đầy đủ dụng cụ và các thiết bị cần thiết; Thực hiện tổng vệ sinh toàn công ty; Sàng lọc mọi thứ không cần thiết.

Bước 4: Bắt đầu bằng Seiri (Xem xét nơi làm việc cùng với các đồng nghiệp; Phát hiện và nhận biết các vật/lượng không cần thiết và loại bỏ/ giảm thiểu chúng….)

Bước 5: Thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hàng ngày (Seiri: Loại bỏ tất cả những gì không cần thiết, tận dụng chỗ làm việc hiệu quả hơn; Seiton: cải tiến địa điểm và phương pháp lưu trữ để giảm tối thiểu thời gian tìm kiếm, lấy ra và trả lại; Seiso: Lập thời khóa biểu vệ sinh định kỳ để tạo ra một môi trường thoải mái)

Bước 6: Đánh giá định kỳ (Lập kế hoạch đánh giá và khuyến khích hoạt động 5S; Phát động phong trào thi đua giữa các phòng ban; Trao thưởng cho các cá nhân và các nhóm thực hiện tốt; Tổ chức tham quan việc thực hiện 5S ở các đơn vị khác)

Lợi ích khi áp dụng 5S vào cơ quan quản lý hành chính:

1. Tạo môi trường làm việc thoải mái, sạch sẽ giúp nâng cao được sức khỏe cho tất cả CB CNV.

2. Tạo được ấn tượng tốt cho các đơn vị khi đến giao dịch và liên hệ công tác.

3. Lợi ích khi tác nghiệp: Tạo được sự ngăn nắp tại từng vị trí làm việc, tiết kiệm thời gian tác nghiệp, luôn sẵn sàng cho công việc, giảm thiểu sai sót trong công việc, phát huy sự sáng tạo của CB CNV.

4. Tăng hiệu suất lao động: Quy định sắp xếp hồ sơ tài liệu giúp các vị trí nắm được các công việc chưa giải quyết, đang giải quyết, đã giải quyết.

5. Lợi ích trong công tác văn thư lưu trữ: Sắp xếp rõ rang theo phân loại về lĩnh vực, về mức độ quan trọng hay thời gian lưu trữ…để biết khi nào được loại bỏ, tài liệu nào vẫn cần phải lưu trữ.

6. Tạo được tính kỷ luật cho toàn thể CB CNV.

7. Giảm được sự xuống cấp của các công cụ, máy móc phục vụ cho công việc cũng như hạ tầng của văn phòng làm việc.

8. Đảm bảo an toàn tạo nơi làm việc, giảm thiểu những sự cố.

Nguồn: Trung tâm TĐC Hải Phòng

Thứ 5, ngày 16 tháng 11 năm 2023
  • 16Giờ
  • 55Phút
  • 55Giây
Thông báo
 
image advertisement
image advertisement
image advertisement
image advertisement
Thống kê truy cập
  • Đang online: 0
  • Hôm nay: 1
  • Trong tuần: 0
  • Tất cả: 0